Trabajar en remoto ha pasado de ser una excepción a ser una realidad y por ello hay que sacarle el máximo partido. ¿Sabes cómo optimizar tu rendimiento en las reuniones de Zoom?
Antes de la pandemia, trabajar desde casa era una cosa muy singular y que muy pocos nos podíamos permitir. Además, precisamente por lo poco frecuente que era, dabas muchísima envidia cuando decías que tenías la suerte de trabajar en remoto. Con ello querías decir que tu trabajo no estaba sujeto a horarios, sino que te organizabas a tu antojo. ¡Y encima sin tener que ponerte tacones ni ropa ajustada! ¿Qué más se puede pedir? Meses después, todos sabemos que eso es verdad, pero también hemos descubierto que trabajar desde casa tampoco es la panacea, y que tiene sus pros y sus contras. Y una de las desventajas de ir a tu aire es la tendencia a no desconectar jamás del trabajo. Por ello es importante hacer una buena gestión del tiempo. ¡De tu tiempo y del de los demás! Esto aplica especialmente a las reuniones por Zoom y videoconferencias en general.
El vicio de las reuniones innecesarias
No es ningún secreto que hemos pasado muchas horas de nuestra jornada laboral metidos en algún despacho o sala de juntas, cuando no en alguna comida de trabajo. Pero, ¿cuántas de estas reuniones eran realmente necesarias? ¿Y de cuántas hemos salido con sensación de auténtica productividad? Tú y yo sabemos que podíamos habernos ahorrado muchas de esas reuniones, y que por temporadas nos hemos llegado a sentir agobiados y con sensación de pérdida de tiempo.
Dí basta a las reuniones inútiles que te hagan perder el tiempo y empieza a introducir pequeños cambios aprovechando el confinamiento y la novedad de trabajar en remoto en tiempos de Covid
¿Otra reunión? ¡Me matas!
Reunirse no quiere decir ni ser más importante ni más productivo. De hecho, el abuso de estos encuentros afecta negativamente a la productividad al aumentar el estrés y disminuir la motivación. La plataforma de formación online UDEMY asegura que el 45% de los trabajadores se siente agobiado por el número de reuniones que debe atender y cerca de la mitad también afirma que no son realmente productivas.
¿Cómo llevar a cabo una reunión cien por cien productiva?
Cecilia Mansilla, formadora y experta en liderazgo de reuniones laborales nos da las claves del éxito de nuestras reuniones al trabajar en remoto:
-Definir el objetivo
¿Para qué nos reunimos? ¿Cuál es el resultado esperado del encuentro? Si no tenemos claro qué es lo que buscamos con la reunión, es muy probable que perdamos el tiempo en lugar de invertirlo. Definir el objetivo es el primer paso para confirmar si realmente necesitamos una reunión para lograr nuestra meta
-Elegir a los participantes adecuados
¿Quiénes son los participantes necesarios y quiénes son los opcionales? Muchas veces nos hemos encontrado en medio de reuniones para las cuales nuestra asistencia solo era requerida en diez precisos minutos. Para evitar este tipo de errores, habrá que identificar a los ‘decision makers’, es decir, quiénes son aquellos perfiles que realmente necesitamos para lograr el objetivo definido. Se trata de cumplir objetivos y de respetar el tiempo de todos.
«La virtualidad nos presenta nuevos desafíos, pero también nos brinda maravillosas soluciones. La clave está en gestionar reuniones virtuales interactivas, es decir, si pasan más de 5 minutos en los que sólo has hablado tú y nadie ha participado, prueba a hacer una pregunta para no perder su atención nos presenta nuevos desafíos, pero también nos brinda maravillosas soluciones. La clave está en gestionar reuniones virtuales interactivas, es decir, si pasan más de 5 minutos en los que sólo has hablado tú y nadie ha participado, prueba a hacer una pregunta para no perder su atención«
Celia Mansilla, de Udemy
–Preparar una agenda
Una vez definimos el objetivo de la reunión y a quiénes necesitamos para conseguirlo, necesitaremos preparar una agenda del día. Planificar los temas a tratar, ordenarlos por importancia y asignar a cada uno la duración será clave para garantizar el éxito.
Una vez tengamos la agenda lista, deberemos compartirla en la misma invitación. Así las personas no sólo sabrán sobre qué tratará, sino que conocerán también para qué se les requiere y podrán anticiparse y preparar sus propios puntos a compartir. Además, si se va a trabajar sobre una presentación, debemos procurar compartirla para que los asistentes puedan revisarla y estar prevenidos.
–Gestionar el tiempo
Designar un moderador o una persona que lidere la reunión es primordial para asegurar que se cumple cada punto de la agenda. Alguien que se asegure de que se trata cada tema y que respetemos el tiempo definido para cada uno. Sólo así, podremos realmente cumplir el objetivo establecido.
-Documentar y crear un plan de seguimiento
Después de la reunión será necesario documentar lo sucedido: quiénes pudieron asistir y quiénes no, acuerdos establecidos, debates y plan de acción. Luego deberemos compartirlo con todos los invitados y, si requiere un seguimiento, también enviaremos la invitación para el próximo encuentro.
(Fotos Pixabay)
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